Angkat tangan jika Anda pernah menghadiri rapat yang tampaknya sama sekali tidak direncanakan. Anda tahu rapat yang kami maksud — rapat yang membuat frustrasi dan membuang-buang waktu tanpa tujuan yang jelas, tanpa tujuan nyata, dan tampaknya tidak ada hasil yang berarti.
Rahasia rapat yang produktif dan bermanfaat adalah membuat agenda yang terperinci dan dipikirkan dengan matang. Agenda rapat yang efektif tidak hanya menguraikan siapa, apa, kapan, di mana, dan mengapa Anda akan mengadakan pow-wow, tetapi juga menyediakan rencana tindakan yang jelas untuk memastikan bahwa semuanya berjalan semulus mungkin.
Jadi, jika Anda menyelenggarakan rapat bisnis di Atlanta, teruslah membaca untuk mendapatkan tips sederhana tentang cara membuat agenda rapat yang sempurna.
Teks alternatif: Foto ruang rapat yang kosong
Mulailah lebih awal
Aturan pertama dalam membuat agenda rapat adalah memulai lebih awal. Agar seefektif mungkin, agenda Anda perlu dipersiapkan jauh-jauh hari, bukan hanya disusun setengah jam sebelum waktu mulai yang dijadwalkan.
Mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik sesegera mungkin memastikan bahwa semua peserta memiliki waktu untuk mempersiapkan rapat. Ketika semua orang tahu mengapa Anda mengadakan rapat, apa yang akan dibahas, dan kapan, mereka akan siap memberikan masukan dan mewujudkannya.
Identifikasi tujuan Anda
Kita semua pernah menghadiri banyak rapat yang seharusnya (dan seharusnya) hanya berupa email. Anda mungkin juga terlalu akrab dengan rapat bisnis yang sama sekali tidak memiliki arah, itulah sebabnya penting untuk menentukan tujuan rapat Anda sedini mungkin.
Tanyakan pada diri Anda: Apa alasan utama pertemuan ini?
Mengerjakan logistiknya
Aspek praktis dari rapat harus selalu menjadi prioritas utama Anda. Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah memilih tanggal dan waktu, dan memastikan semua undangan dapat hadir.
Berbicara tentang peserta, sekarang saatnya untuk menentukan siapa saja yang akan hadir dalam rapat. Anggota tim mana yang harus hadir agar rapat berjalan dengan baik? Buat draf kasar daftar peserta dan periksa kembali.
Pertimbangan praktis utama lainnya adalah memilih tempat yang tepat. Tempat rapat terbaik akan memiliki kapasitas yang cukup, mudah diakses oleh semua peserta, dan memiliki semua hal penting seperti Wi-Fi, perlengkapan teknologi yang Anda butuhkan untuk presentasi, dan akses ke kamar mandi yang bersih.
Jika Anda akan pergi ke luar kantor, bandingkan beberapa ruang rapat yang beragam di Atlanta yang tersedia untuk disewa. Tidak perlu memesan ruang konferensi yang membosankan — Atlanta adalah rumah bagi beberapa ruang rapat yang benar-benar unik, seperti Georgia Aquarium dan Atlanta Botanical Garden. Memilih ruang rapat yang tidak terduga akan meningkatkan moral dan memberi tim Anda sesuatu yang menyenangkan untuk dilakukan setelahnya.
Hancurkan itu
Setelah Anda memilah hal-hal mendasar, saatnya untuk fokus pada detail-detail penting dari rapat Anda. Ini berarti memikirkan tentang bagaimana Anda akan mencapai tujuan yang Anda uraikan di atas:
- Pertanyaan apa yang perlu Anda jawab?
- Siapa yang akan menyampaikan atau berbicara tentang isu-isu utama?
- Apa tujuan dari setiap poin diskusi?
- Apakah Anda menyediakan informasi, mengambil tindakan, atau mencari masukan tentang topik tertentu?
Pastikan untuk memprioritaskan topik sehingga Anda menangani masalah yang paling penting terlebih dahulu. Dan jika ada hal yang dapat dibahas melalui email alih-alih rapat, jangan masukkan dalam agenda Anda sama sekali.
Teks alternatif: Orang-orang duduk di kursi yang nyaman di sekitar meja kopi di sebuah kantor.
Dapatkan beberapa masukan
Tidak peduli berapa banyak waktu dan upaya yang Anda curahkan untuk merencanakan agenda, draf pertama Anda tidak akan sering sama dengan draf akhir Anda. Saat pertama kali mengirimkan agenda kepada semua peserta rapat, mintalah mereka untuk meninjaunya dan memberikan masukan.
Mereka mungkin dapat menyarankan isu atau masalah tambahan yang perlu Anda tangani, atau menyarankan untuk memprioritaskan topik diskusi dalam urutan yang berbeda. Beberapa orang yang Anda undang bahkan mungkin dapat menyarankan untuk mengundang orang tambahan, seseorang yang memiliki pengetahuan ahli tentang isu yang akan Anda bahas, untuk membantu membuat hari itu lebih produktif.
Dapatkan waktu yang tepat
Berapa banyak rapat yang pernah Anda ikuti, di mana Anda menghabiskan seluruh waktu dengan menahan kantuk dan mencoba melirik jam tangan? Waktu adalah segalanya dalam banyak aspek bisnis, dan hal ini juga berlaku saat membuat agenda rapat yang efektif.
Pikirkan berapa lama waktu yang Anda perlukan untuk setiap item dalam agenda. Anda mungkin perlu mendapatkan masukan dari beberapa peserta untuk melakukannya dengan benar, dan sering kali diperlukan keseimbangan yang rumit antara menyediakan waktu yang cukup untuk membahas suatu isu dengan benar dan memastikan rapat tidak berlangsung terlalu lama. Namun, jika Anda realistis dengan harapan Anda, Anda akan berada di jalur yang tepat menuju keberhasilan.
Tinjauan dan langkah selanjutnya
Ingatlah untuk menyisihkan waktu di akhir rapat untuk memutuskan langkah selanjutnya. Ini akan memberi Anda dan tim kesempatan untuk meninjau keputusan utama dan menyusun tindakan utama untuk melangkah maju. Ini juga akan memastikan bahwa tujuan yang Anda identifikasi saat pertama kali mulai merencanakan agenda telah tercapai.
Menyusun agenda bisnis mungkin terasa menakutkan pada awalnya, tetapi dengan sedikit latihan, Anda akan segera memahami seluk-beluknya. Jadi, tunggu apa lagi? Saatnya mulai merencanakan!
