Manajemen penggajian merupakan tugas penting yang diselesaikan oleh departemen
Sumber Daya Manusia dan Akuntansi di sebuah perusahaan. Mengelola pembayaran dan pencatatan serta menyelesaikan masalah dengan keduanya merupakan bagian besar dari beban kerja manajemen penggajian. Berikut adalah lima elemen yang perlu dikuasai agar dapat menangani manajemen penggajian dengan baik.
Catatan Komprehensif
Pencatatan dalam manajemen penggajian harus benar-benar menyeluruh. Stabilitas keuangan perusahaan dan retensi staf bergantung pada kemampuan perusahaan untuk memperoleh informasi tentang penggajian kapan pun dibutuhkan.
Keamanan Data
Informasi karyawan yang sangat sensitif dikumpulkan untuk menjalankan sistem penggajian secara efektif. Rincian bank, alamat, tingkat gaji, dan bonus semuanya dicatat secara menyeluruh. Dengan mengingat hal ini, keamanan data harus menjadi hal yang sangat penting. Kebocoran data karyawan cukup sering muncul dari bawah hidung staf SDM yang tertangkap oleh peretas yang pintar. Semua data perlu dienkripsi dan disimpan di balik beberapa lapisan autentikasi.
Efisiensi
Departemen Sumber Daya Manusia dan Akuntansi yang menangani penggajian dalam suatu perusahaan cenderung lebih baik digunakan untuk memilah tugas-tugas rumit yang dihadapi manusia. Perhitungan penggajian memakan waktu dan dapat menyita banyak orang yang sangat berbakat dalam waktu yang lebih lama dari yang ideal. Sistem manajemen penggajian otomatis menyelesaikan banyak tugas kalkulasi yang lebih sederhana dengan campur tangan manusia yang minimal. Banyak perusahaan menggunakan perangkat lunak manajemen penggajian untuk mengurangi tekanan dari staf yang dapat digunakan di tempat lain.
Potongan dan Bonus
Memastikan bahwa karyawan dibayar tidak selalu mudah. Perhitungan rumit mengenai bonus yang harus dibayarkan, potongan yang diperlukan untuk keperluan pajak, dan potongan serta penambahan lainnya harus dilakukan secara efisien. Kunci untuk melakukan hal ini dengan benar biasanya terletak pada budaya perusahaan: jika karyawan dan eksekutif diberi insentif untuk berkontribusi terhadap catatan yang akurat, maka pembayaran dalam jumlah yang tidak biasa seharusnya tidak jauh lebih sulit daripada pembayaran upah standar.
Perusahaan juga perlu menghitung persentase dedikasi dari setiap gaji yang digunakan untuk dana pensiun. Mereka juga perlu menjelaskan kepada karyawan bagaimana mereka dapat memilih untuk tidak ikut serta dalam program pensiun perusahaan dan apa saja keuntungan dan kerugiannya. Hukum pensiun relatif rumit di Amerika Serikat. Banyak perusahaan menyediakan dana pensiun 401K bagi karyawan mereka.
Baca Tentang: Pembatalan Langganan Penggajian
Ketepatan
Keakuratan mungkin merupakan fitur terpenting dari sistem penggajian yang baik. Tanpa pembayaran yang akurat, karyawan tidak mungkin bertahan. Dunia bisnis saat ini sedang mengalami “pengunduran diri besar-besaran”. Karyawan yang menyadari ketidakadilan umum kontrak mereka dengan tempat kerja atau muak dengan gaji yang tidak akurat mengundurkan diri dari tempat kerja dalam jumlah besar. Departemen SDM bertanggung jawab untuk mempertahankan staf yang baik, meminimalkan proses perekrutan yang mahal dan memakan waktu.
Tanpa manajemen penggajian yang akurat, tidak ada jaminan bahwa staf akan dapat dipertahankan. Pembayaran yang berlebihan juga dapat menimbulkan kesulitan. Karyawan yang dibayar terlalu tinggi mungkin enggan mengembalikan uang, dan stabilitas keuangan perusahaan dapat hancur karena titik desimal yang salah.
