Mengapa beberapa bisnis lebih sukses daripada yang lain? Anda mungkin percaya bahwa mereka memiliki lebih banyak pendanaan dan anggaran pemasaran yang lebih besar.
Meskipun sentimen tersebut benar, produktivitas juga memainkan peran penting. Pekerja yang produktif meningkatkan pendapatan merek Anda dan peluang keberhasilan jangka panjang .
Namun, sebuah studi terhadap pekerja AS menemukan bahwa karyawan hanya produktif selama 2 jam 48 menit sehari. Survei lain terhadap karyawan Inggris melaporkan bahwa mereka hanya produktif selama 2 jam 23 menit.
Jadi, bagaimana cara meningkatkan jam produktif karyawan dan memanfaatkannya secara maksimal? Artikel ini membahas berbagai kiat untuk meningkatkan produktivitas karyawan bagi bisnis kecil Anda.
Gunakan Pelacakan Waktu untuk Memantau dan Meningkatkan Produktivitas
Pelacak waktu merupakan alat yang berharga bagi bisnis kecil, terutama bagi mereka yang memiliki pekerja jarak jauh. Meskipun pelacak waktu utamanya menghitung jam kerja dan membuat faktur, pelacak waktu juga merupakan pelacak produktivitas yang hebat.
Anda dapat menggunakan pelacak waktu untuk memantau kecepatan kerja dan kinerja setiap karyawan. Dengan cara ini, Anda akan memahami tugas mana yang mereka kuasai dengan baik dan tugas mana yang sulit mereka selesaikan.
Data membantu Anda mengoptimalkan cara Anda menetapkan tugas. Anda dapat fokus pada alokasi tugas yang sesuai dengan keahlian pekerja untuk meningkatkan produktivitas karyawan secara menyeluruh.
Anda juga dapat menggunakan data untuk mengetahui di mana pekerja sedang mengalami kesulitan, yang akan memudahkan penyediaan bantuan yang mereka butuhkan.
Gunakan Alat Manajemen Proyek untuk Memperlancar Alur Kerja
Alat manajemen proyek menawarkan berbagai kemampuan yang bekerja sama untuk membantu Anda meningkatkan produktivitas karyawan.
Alat-alat ini memungkinkan Anda untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan alur kerja sehingga setiap orang mengetahui perannya. Pekerjaan diserahterimakan secara efisien dari satu tim ke tim lain, sehingga proses kerja menjadi lancar.
Solusi manajemen proyek juga memungkinkan Anda berkolaborasi dalam mengerjakan tugas, melihat apa yang dilakukan setiap orang, mengomentari pekerjaan yang sedang berlangsung, dan memberikan laporan yang terperinci. Sebagai seorang manajer, Anda akan mengetahui siapa yang sedang senggang dan menugaskan pekerjaan dengan lebih efisien.
Terlebih lagi, sebagian besar alat manajemen proyek terintegrasi dengan aplikasi lain seperti platform berbagi file dan komunikasi, aplikasi kalender, dan solusi akuntansi.
Dengan cara ini, Anda dapat bekerja sesuai jadwal, melacak pengeluaran, dan berbagi serta mengedit dokumen secara real-time.
Identifikasi dan Buang Aktivitas yang Membuang-buang Waktu
Beberapa kegiatan seperti rapat yang tidak penting menghabiskan waktu karyawan dan mengalihkan perhatian mereka dari pekerjaan penting. Menurut Laporan Keadaan Rapat yang dirilis oleh Doodle pada tahun 2019, rapat merugikan ekonomi AS hingga $399 miliar dan merugikan Inggris hingga $58 miliar.
Jadi, meskipun Anda mungkin berpikir bahwa rapat meningkatkan komunikasi, beberapa di antaranya tidak efektif dan tidak produktif.
Tinjau tujuan setiap rapat, dan jika surat atau pengumuman umum sudah cukup, abaikan saja. Anda harus mengirimkan kuesioner kepada anggota tim Anda untuk mengidentifikasi rapat yang penting dan yang harus dibatalkan.
Anda juga dapat menggunakan data dari manajemen proyek dan alat pelacak waktu untuk mengidentifikasi di mana pekerja Anda menghabiskan waktu mereka. Dengan cara ini, Anda dapat menemukan aplikasi dan situs web yang paling mengganggu mereka dan membuat mereka menghindarinya.
Dorong Komunikasi
Komunikasi adalah tulang punggung kolaborasi, dan anggota tim harus berkolaborasi secara efektif untuk meningkatkan produktivitas.
Anggota tim tidak boleh hanya menyampaikan informasi, tetapi juga memberikan umpan balik yang diperlukan untuk mengurangi kendala, meningkatkan moral karyawan, dan meningkatkan suasana tempat kerja.
Anda dapat menggunakan komunikasi untuk mendorong produktivitas dengan:
- Menjadikan diri Anda tersedia dan dapat diakses
- Menyediakan alat yang diperlukan untuk berkomunikasi,
- Menghapus hambatan komunikasi, dan
- Mendorong budaya komunikasi merek.
Jika Anda menangani pekerja jarak jauh, Anda harus menyediakan semua teknologi yang dibutuhkan untuk menjaga agar para pekerja tetap terhubung. Hal ini karena pekerja jarak jauh cenderung bekerja sendiri-sendiri, yang dapat mengganggu produktivitas kolektif tim Anda .
Hindari Manajemen Mikro
Beberapa manajer tidak tahu bagaimana menahan keinginan untuk mendikte setiap proses kerja. Gaya manajemen ini membuat karyawan frustrasi dan tidak bersemangat. Hal ini menurunkan moral mereka dan menciptakan lingkungan kerja yang tidak sehat.
Menurut sebuah studi yang diterbitkan dalam Gallup’s 12: The Elements of Great Managing , ketidakhadiran yang didorong oleh ketidakterlibatan dapat merugikan perusahaan dengan 100.000 karyawan hingga $600.000 setiap tahun.
Studi lain yang diterbitkan dalam buku My Way or the Highway karya Harry E. Chambers menemukan bahwa 69% responden mempertimbangkan untuk pindah kerja karena manajemen yang terlalu ketat. Dan ternyata, kehilangan karyawan dapat merugikan Anda hingga dua kali lipat gaji mereka, menurut Gallup .
Untuk menghindari biaya yang tinggi ini, pastikan Anda memberi karyawan Anda otonomi untuk mengerjakan tugas mereka. Hal itu akan meningkatkan moral mereka, meningkatkan produktivitas, dan mendorong mereka untuk menjadi lebih kreatif.
Alih-alih memantau setiap gerakan karyawan, Anda dapat menggunakan alat manajemen proyek untuk memeriksa kemajuan pekerjaan mereka. Anda juga dapat menjadwalkan pengecekan yang tidak mengganggu.
Hindari Kelelahan
Kelelahan fisik dapat menimbulkan dampak yang jauh lebih buruk daripada yang dapat Anda bayangkan. Pertama-tama, kelelahan fisik dapat mengurangi fokus dan energi pekerja Anda untuk bekerja. Kelelahan fisik juga dapat berdampak negatif pada kesehatan mereka dan merugikan perusahaan Anda secara finansial.
Menurut artikel Forbes ini , Gallup menemukan bahwa ketidakterikatan akibat kelelahan kerja mengurangi produktivitas karyawan hingga 18%, meningkatkan ketidakhadiran hingga 37%, dan mengurangi profitabilitas perusahaan hingga 15%.
Anda dapat menghindari kelelahan karyawan dengan menggunakan alat manajemen proyek dan pelacakan waktu untuk mengidentifikasi pekerja mana yang menangani terlalu banyak pekerjaan dan menugaskan kembali tugas mereka. Anda juga dapat menggunakan data dari alat tersebut untuk menentukan berapa banyak pekerjaan yang terlalu banyak untuk setiap karyawan dan mengalokasikan pekerjaan dengan lebih efisien.
Memanfaatkan Pembentukan Tim
Aktivitas membangun tim membangun kepercayaan dan memungkinkan anggota tim menjadi lebih nyaman satu sama lain, mendorong mereka untuk lebih banyak berkomunikasi.
Jadi, daripada menyelenggarakan rapat terkait pekerjaan setiap hari atau minggu, Anda dapat mengganti salah satu pertemuan tersebut dengan kegiatan sosial. Kegiatan ini dapat mencakup permainan papan, pemecah kebekuan, atau bahkan kelas memasak.
Jika Anda mengelola tim jarak jauh, ada berbagai aktivitas membangun tim virtual yang dapat Anda selenggarakan. Anda dapat merancang ruang istirahat virtual dan menyelenggarakan berbagai hal seperti trivia kantor, sesi kebugaran virtual, dan tur stasiun kerja. Anda juga dapat mengajak anggota tim berpartisipasi dalam permainan virtual seperti true lies, dan permainan video multipemain seperti Counterstrike.
Cegah Multitasking
Jadikan kebijakan perusahaan untuk tidak mengizinkan multitasking. Sebab, mengerjakan lebih dari satu hal dalam satu waktu dapat secara signifikan merusak produktivitas kolektif tim Anda.
Di sisi lain, berfokus pada satu pekerjaan dalam satu waktu dapat meningkatkan angka produktivitas tim Anda. Jadi, dorong karyawan Anda untuk menahan godaan membalas email atau mengecek media sosial saat mengerjakan tugas penting.
Berikan Penghargaan dan Pengakuan kepada Karyawan Anda
Menurut sebuah studi tentang keterlibatan karyawan , pekerja mengakui bahwa mereka akan terdorong untuk berkinerja lebih baik jika manajer mereka lebih mengakui dan menghargai pekerjaan mereka.
Jadi, biasakan untuk memberi penghargaan dan apresiasi kepada karyawan Anda setiap kali mereka melakukan pekerjaan yang baik. Anda dapat memuji mereka selama rapat dan saat Anda membuat pengumuman mengenai pencapaian penting yang baru saja dicapai perusahaan Anda.
Anda juga dapat memberikan insentif seperti hadiah, liburan, dan promosi.
Terus Optimalkan Kebijakan Pekerjaan Anda dengan Mengumpulkan Umpan Balik
Mengumpulkan masukan dari karyawan membantu Anda mengidentifikasi kesenjangan dalam proses kerja dan kebijakan yang tidak menguntungkan yang harus dihapus. Dengan cara ini, Anda melibatkan karyawan dalam proses pengambilan keputusan dan membuat mereka merasa menjadi bagian dari bisnis.
Rasa memiliki itu dapat meningkatkan suasana di tempat kerja Anda dan mendorong pekerja untuk bekerja lebih banyak.
Jadi, kirimkan kuesioner anonim untuk mendorong para pekerja mengekspresikan diri mereka secara bebas. Anda juga dapat menyelenggarakan pertemuan satu lawan satu untuk mengajukan pertanyaan pribadi tentang pekerjaan mereka.
